Conseguir un contrato importante suele representar un paso decisivo para cualquier empresa. Puede abrir la puerta a nuevos clientes, aumentar la facturación o consolidar el crecimiento del negocio. Precisamente por esa importancia, muchas organizaciones centran toda su atención en negociar el precio, los plazos de ejecución o las condiciones de pago, dejando en un segundo plano otros aspectos que pueden tener un impacto mucho mayor si surge un problema.
No es extraño encontrar empresas que aceptan obligaciones que superan ampliamente la protección que ofrecen sus seguros o que asumen responsabilidades adicionales sin ser plenamente conscientes de ello. En la práctica, muchos conflictos no aparecen durante la negociación, sino meses después, cuando surge un incumplimiento, un siniestro o una reclamación.
Por eso, antes de firmar un contrato relevante conviene analizar no solo el negocio que puede generar, sino también los riesgos que incorpora y la capacidad real de la empresa para asumirlos.
La responsabilidad que aceptas puede ser superior a la que cubre tu seguro
Uno de los errores más habituales consiste en asumir que el seguro de responsabilidad civil responderá automáticamente ante cualquier obligación recogida en un contrato.
No siempre ocurre así.
Los contratos pueden incluir cláusulas que amplían la responsabilidad de una de las partes más allá de lo que establece la normativa general o de lo que contempla la póliza contratada.
Es frecuente encontrar compromisos relacionados con indemnizaciones elevadas, responsabilidades por daños indirectos, penalizaciones económicas o garantías adicionales que no forman parte de la cobertura habitual de un seguro.
Aceptar estas condiciones sin revisar previamente el alcance de las pólizas puede provocar que una parte importante del riesgo tenga que ser asumida directamente por la empresa.
Por ese motivo, resulta recomendable analizar conjuntamente el contrato y el programa asegurador antes de formalizar cualquier acuerdo de especial relevancia.
Las exigencias sobre seguros deben comprobarse antes de firmar
Cada vez es más habitual que los contratos entre empresas incluyan obligaciones específicas relacionadas con los seguros.
Algunos clientes exigen un capital mínimo asegurado, determinadas coberturas adicionales o la presentación de certificados de seguro antes de comenzar los trabajos.
En sectores como la construcción, la industria, la consultoría o los servicios tecnológicos también pueden aparecer requisitos relacionados con la responsabilidad civil profesional, los seguros de ciberriesgos o las pólizas de administradores y directivos.
En ocasiones, incluso se solicita la inclusión del cliente como asegurado adicional cuando la naturaleza del contrato lo permite.
El problema aparece cuando estas exigencias se aceptan sin comprobar si realmente pueden cumplirse.
Modificar una póliza una vez firmado el contrato no siempre es posible y, cuando lo es, puede implicar cambios en las condiciones o en el coste del aseguramiento.
La forma de prestar el servicio también modifica el riesgo
No todos los contratos generan el mismo nivel de exposición.
Una empresa puede desarrollar una actividad muy similar para distintos clientes y, sin embargo, asumir riesgos completamente diferentes en función de cómo se preste el servicio.
Trabajos realizados en instalaciones del cliente, acceso a información confidencial, utilización de herramientas tecnológicas compartidas, subcontratación de determinadas tareas o prestación de servicios en otros países son circunstancias que pueden modificar el perfil de riesgo de la operación.
Desde el punto de vista asegurador, estos cambios pueden resultar tan relevantes como el propio objeto del contrato.
Por ello, antes de aceptar nuevas condiciones conviene valorar si la actividad que realmente se va a desarrollar coincide con la declarada en las pólizas existentes.
La protección de datos y la ciberseguridad ya forman parte de muchos contratos
La mayoría de los contratos actuales incorporan obligaciones relacionadas con la información que intercambian las partes.
No importa si se trata de una asesoría, una empresa tecnológica, una consultora o una compañía industrial. Siempre que exista acceso a datos de clientes, documentación interna o sistemas informáticos, aparecen compromisos específicos sobre confidencialidad y seguridad.
Además, cada vez es más frecuente que los contratos establezcan protocolos concretos para comunicar incidentes de seguridad, plazos de notificación o responsabilidades derivadas de una posible brecha de datos.
Estas obligaciones no sustituyen la normativa aplicable, pero sí pueden aumentar las exigencias operativas que debe cumplir la empresa.
Por ello, resulta recomendable comprobar que los procedimientos internos y las coberturas relacionadas con ciberriesgos son compatibles con los compromisos asumidos en el contrato.
La subcontratación y los proveedores también deben formar parte del análisis
En muchos proyectos importantes intervienen empresas colaboradoras o proveedores externos.
Cuando parte de la ejecución depende de terceros, resulta conveniente analizar cómo distribuye el contrato las responsabilidades entre todas las partes implicadas.
No basta con confiar en que cada proveedor responderá de sus propios errores.
En determinadas circunstancias, el cliente puede dirigir inicialmente la reclamación contra la empresa principal, independientemente de quién haya causado realmente el daño.
Por ello, antes de firmar un contrato relevante conviene revisar aspectos como la obligación de que los subcontratistas dispongan de seguro de responsabilidad civil, la existencia de coberturas subsidiarias o la coordinación entre las diferentes pólizas implicadas.
Una adecuada planificación reduce considerablemente la posibilidad de conflictos cuando aparece un siniestro.
Un contrato importante también puede afectar al crecimiento futuro de la empresa
Firmar un nuevo acuerdo comercial no solo implica asumir obligaciones inmediatas.
En ocasiones, ese contrato supone abrir una nueva línea de negocio, trabajar con clientes internacionales, aumentar la plantilla, incorporar nuevas tecnologías o realizar inversiones relevantes.
Todos estos cambios modifican el perfil de riesgo de la empresa.
Por ejemplo, comenzar a operar en otro país puede requerir revisar el ámbito territorial de determinadas pólizas. Incrementar el número de empleados puede afectar a seguros vinculados a convenios colectivos. Incorporar nuevas plataformas digitales puede hacer recomendable revisar las coberturas de ciberriesgos.
Analizar el contrato desde esta perspectiva permite anticipar necesidades que no siempre son evidentes durante la negociación.
Firmar con seguridad significa revisar antes, no resolver después
Muchas empresas solicitan asesoramiento asegurador únicamente cuando el contrato ya está firmado y aparece la primera incidencia.
Sin embargo, es precisamente antes de la firma cuando existe mayor capacidad para negociar determinadas cláusulas, adaptar las pólizas o solicitar modificaciones que reduzcan la exposición al riesgo.
Una revisión preventiva no busca ralentizar la operación comercial.
Al contrario, permite que la empresa conozca con precisión qué obligaciones está asumiendo y cómo puede protegerse frente a ellas.
En contratos de especial importancia, esta revisión suele formar parte de una adecuada estrategia de gestión del riesgo empresarial.
Preguntas frecuentes sobre la firma de contratos importantes
¿Un contrato puede obligar a una empresa a responder por encima de lo que cubre su seguro?
Sí. Las obligaciones asumidas contractualmente pueden ser superiores al alcance de las coberturas aseguradoras, por lo que conviene revisar ambos documentos de forma conjunta.
¿Es habitual que un cliente exija seguros específicos?
Sí. Muchos contratos establecen requisitos mínimos de responsabilidad civil, ciberriesgos u otras coberturas en función del tipo de actividad contratada.
¿Qué ocurre si firmo un contrato y después descubro que mi póliza no cumple sus exigencias?
La empresa seguirá obligada por el contrato firmado. Por eso es recomendable revisar previamente tanto las condiciones contractuales como el programa asegurador.
¿La subcontratación modifica los riesgos del contrato?
Puede hacerlo. Dependiendo de cómo se distribuyan las responsabilidades, la empresa principal puede recibir reclamaciones aunque el daño haya sido causado por un proveedor externo.
¿Los contratos también afectan a la ciberseguridad?
Cada vez con más frecuencia. Es habitual que incluyan obligaciones sobre protección de datos, confidencialidad, gestión de incidentes o medidas de seguridad informática.
¿Quién debería revisar estos aspectos antes de la firma?
Lo recomendable es que intervengan los responsables jurídicos, técnicos y aseguradores de la empresa, de forma que el contrato refleje obligaciones compatibles con la actividad y con las coberturas disponibles.
Un buen contrato también se mide por los riesgos que evita
Firmar un contrato importante no consiste únicamente en cerrar una oportunidad de negocio. También supone asumir responsabilidades que pueden acompañar a la empresa durante años y que, en determinados casos, tendrán un impacto mucho mayor que el beneficio económico obtenido.
Revisar las cláusulas relacionadas con la responsabilidad, los seguros, la protección de datos, la subcontratación o el ámbito de actuación permite detectar riesgos antes de que se conviertan en un problema real. La prevención, en este contexto, no es un obstáculo para el negocio, sino una herramienta para desarrollarlo con mayor seguridad.
En Acodrid ayudamos a empresas de todos los sectores a revisar cómo los contratos afectan a su programa asegurador, comprobando que las obligaciones asumidas sean compatibles con las coberturas existentes y adaptando la protección del negocio antes de que aparezcan las reclamaciones.
